Office Manager / Assistant Administratif F/H

Adionics

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Adionics develops cutting-edge technologies for the direct extraction of lithium. We create innovative technologies to optimize the lithium supply chain - an essential material for battery manufacture - to support the fast-growing electric vehicle market.


Why join us?
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- Because you want to build a career focused on innovation, in an environment with human values...

Description du poste

Adionics recherche un remplaçant à notre office manager pendant son congé maternité allant jusqu’à mi-juin 2024 (voir septembre 2024, à confirmer).

Rattaché à la directrice des ressources humaines, vous serez en charge de l’assistanat comptable, de la gestion des services généraux et de l’animation de l’entreprise.

La prise de poste pouvant se faire dès que possible afin d’avoir une formation et transition avec la collaboratrice.

COMPTABILITE : 

-         Enregistrer les factures d’achat dans le logiciel Régate (environ 200 par mois)

-         Rechercher les factures manquantes avant chaque clôture

-         Être le référent du suivi des notes de frais et répondre aux salariés en cas de dysfonctionnement.

-         Effectuer les factures de ventes : suivre l’échéancier de facturation, préparer & envoyer les factures, mettre à jour le tableau de suivi.

-         Remplir les fiches fournisseurs.

SERVICES GENERAUX :

-         Faire le suivi des contrats d’assurances.

-         Être en charge des commandes de goodies pour les différents services.

-         Être le contact pour l’entretien du bâtiment, l’entretien et l’aménagement des locaux, le suivi des interventions/maintenances.

-         Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. (Fournitures, café, informatique, cartes de visites, …)

-         Coordonner & programmer nos prestataires quotidiens (Informatique, téléphonie…) et occasionnel (véhicules).

-         Programmer les réunions (COMOP, CODIR, Générales…)

-         Gérer les déplacements et réservations en France et à l’étranger (Hôtels, transports)

-         Rédiger et diffuser les procédures & notes internes en rapport avec la gestion générale.

-         Réceptionner et trier le courrier.

HAPPINESS :

-         Préparer et organiser la logistique des différents évènements : séminaires, fêtes de fin d’année etc.

-         Décorer les locaux selon les évènements.

-         Gérer les animations : préparation & suivi du planning, contacter les prestataires, procéder aux commandes.

Profil recherché

Diplômes requis

-         Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI, comptabilité/gestion.

Durée d’expérience

-         Une expérience minimum de trois ans en assistanat est requise.

Compétences techniques

-         Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

-         Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)

-         Connaissances en gestion administrative

-         Connaissance des normes rédactionnelles

-         Maîtrise de l’organisation d’événements

-         Un bon niveau d’anglais et ou d’espagnol serait appréciable

Aptitudes professionnelles

-         Réactivité et autonomie

-         Polyvalence & Esprit d’équipe

-         Dynamisme

-         Esprit d’initiative

-         Esprit de confidentialité

-         Organisation et rigueur

-         Esprit de synthèse et d’analyse

-         Aisance relationnelle

-         Capacités rédactionnelles

-         Sens de l’écoute et de la communication

-         Capacité à travailler dans des délais contraints

-         Capacité d’adaptation & à prioriser

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